Обработка документов с ИИ
Автоматизируем работу с документами: от распознавания до передачи данных в бизнес-процесс
Разрабатываем ИИ-решения для обработки входящих документов: система определяет тип документа, извлекает нужные данные, проверяет их по заданным правилам и передаёт в 1С, ERP, CRM или другие корпоративные системы.
Автоматизируем процессы, в которых сотрудники вручную разбирают большой поток счетов, актов, заявок, договоров, накладных, анкет и других документов.
Какие проблемы решает ИИ-обработка документов
Такое решение имеет смысл, когда документы поступают регулярно и их обработка превращается в отдельный ручной процесс.
Например:
- сотрудники вручную переносят данные из документов в 1С, ERP или CRM;
- входящие файлы приходится сортировать и распределять;
- документы приходят в разных форматах и с разной структурой;
- большое количество времени уходит на проверку реквизитов;
- ошибки при ручном вводе обнаруживаются уже на следующих этапах;
- объём документов растёт, а вместе с ним приходится увеличивать количество сотрудников;
- информацию из документов нужно сопоставлять с данными внутренних систем.
Задача решения — не просто распознать текст, а превратить документ в структурированные данные и передать их дальше по нужному бизнес-процессу.
Что можно автоматизировать
Распознавание и классификацию
Система определяет тип входящего документа и выбирает подходящий сценарий обработки. Например, отделяет счета от актов, договоров, заявлений или накладных.
Извлечение данных
ИИ находит нужную информацию: реквизиты, даты, суммы, номера документов, позиции, ФИО и другие необходимые поля.
При этом данные могут находиться в разных местах и называться по-разному — система ориентируется не только на фиксированные координаты на странице.
Проверку информации
Извлечённые данные можно проверять по заданным правилам: заполнены ли обязательные поля, совпадают ли реквизиты, корректны ли значения, есть ли нужный контрагент во внутренней системе.
Передачу данных в корпоративные системы
После обработки информацию можно автоматически передать в 1С, ERP, CRM, систему электронного документооборота или другой сервис.
Документ таким образом не останавливается на этапе распознавания, а продолжает движение по существующему процессу.
Подключение сотрудника при необходимости
Не все документы можно безопасно обработать автоматически.
Если система не уверена в распознанном значении, обнаружила несоответствие или встретила нестандартный документ, задача передаётся сотруднику на проверку.
Не просто OCR
Классическое OCR решает важную, но ограниченную задачу — превращает изображение или скан документа в текст.
Для автоматизации бизнес-процесса этого обычно недостаточно. Нужно понять, что это за документ, найти в нём конкретные значения, сопоставить их с нужными полями, проверить информацию и определить дальнейшее действие.
Поэтому ИИ-обработка документов может объединять несколько технологий: распознавание текста, анализ структуры документа, языковые модели, бизнес-правила и интеграции с корпоративными системами.
Конкретный набор зависит от документов и задачи.
Что получает бизнес
- Меньше ручного ввода. Сотрудникам не приходится переносить одни и те же данные из файлов во внутренние системы.
- Быстрее обработка. Большой поток типовых документов можно разбирать автоматически, оставляя человеку исключения.
- Меньше ошибок. Данные проверяются по заданным правилам до передачи на следующий этап.
- Проще масштабировать процесс. Рост количества документов не требует пропорционально увеличивать объём ручной работы.
- Документы становятся частью автоматизированного процесса. Результат не остаётся в отдельном сервисе распознавания, а передаётся в те системы, где сотрудники работают дальше.
Как проходит внедрение
- /01Анализируем процесс. Определяем, какие документы поступают, что сотрудники делают с ними сейчас и куда передают данные.
- /02Собираем примеры. Изучаем реальные документы, их форматы, различия и исключения.
- /03Создаём пилот. Настраиваем распознавание, извлечение нужных полей и проверки.
- /04Проверяем качество. Сравниваем результат системы с эталонными данными и определяем случаи, требующие участия сотрудника.
- /05Интегрируем. Передаём обработанные данные в 1С, ERP, CRM или другие системы и встраиваем решение в рабочий процесс.
Услуги по теме
Хотите автоматизировать обработку документов?
Покажите нам примеры документов и расскажите, что сотрудники делают с ними сейчас. Мы определим, какие этапы можно автоматизировать, какие данные потребуется извлекать и с какого ограниченного сценария лучше начать.