Как эффективно управлять работой фрилансеров

Фрилансеры для компании — это бойцы невидимого фронта, они могут подключиться к работе в нужный момент и быстро решить задачи, которые штатные специалисты без сторонней помощи могли бы решать гораздо дольше. Фрилансеров сегодня привлекают как мелкие, так крупные компании. Если не брать во внимание аспекты официального трудоустройства и налоговых отчислений, использование труда фрилансера — отличный выход для компаний с нестабильной нагрузкой.

Мнение

Еще до того как мне пришлось столкнуться с необходимостью сформировать команду фрилансеров для работы над проектом, я не раз слышала и читала интервью с коллегами по цеху, где они рассказывали о негативном опыте сотрудничества с удалёнными специалистами. Много говорилось о срыве сроков, плохом качестве, работе “на коленке” и исчезающих фрилансерах. Тем не менее, рынок фриланса не только не умирает, но и регулярно пополняется “свежей кровью”, значит, всё не так плохо, как может показаться на первый взгляд.

К задаче по подборе фрилансеров я подошла серьёзно. Рекрутёрского опыта у меня не было никакого, зато было понимание, кого я хотела найти. Забегая вперед, скажу, что времени придётся потратить много, но хороший специалист как выгодная инвестиция: с течением времени он не только окупится, но и принесёт доход. Для себя я поняла одно: я смогу обеспечить половину успеха, если найду правильных людей и правильно сформулирую для них задачу.

Ищи и управляй

Пару раз я делегировала задачу поиска фрилансеров другим сотрудникам. Мне просто было жалко своего времени на просмотр и чтение многочисленных резюме, но я быстро отказалась от этой идеи, потому что в итоге мне приходилось отвечать за работу сотрудников, которых я не нанимала. Для себя я сформулировала несколько правил, которыми руководствовалась и буду руководствоваться, если возникнет необходимость снова идти в поля на поиски фрилансеров.

Правило 1. Подбирайте сотрудников (в тот числе фрилансеров) самостоятельно. Когда Вы сами изучаете портфолио кандидата, беседуете с ним или оцениваете готовое тестовое задание, Вы уже начинаете воспринимать его как часть команды, а фрилансеры являются такими же сотрудниками, как и штатные специалисты. Разница только в режиме работы.

Правило 2. Привыкайте платить. Часто работа фрилансеров стоит гораздо дешевле, чем труд штатных специалистов, но приучайте себя платить вне зависимости от суммы. Опытные специалисты тоже ценят своё время, поэтому могут отказаться выполнять тестовое задание бесплатно. Не экономьте на мелочах, ведь рискуете не только вы, но и фрилансеры. Недобросовестных заказчиков не меньше, чем недобросовестных исполнителей.

Правило 3. Приучайтесь записывать. Часто бывает, что нужно найти одного исполнителя, но выбирать приходится из нескольких примерно одинаковых кандидатов. Выбор придется сделать, но полезные контакты лучше сохранить. Возможно, в следующий раз вам понадобится больше исполнителей, тогда не придётся начинать поиск сначала. Да и вообще полезные контакты никогда не помешают. Раньше в основном коллекционировали визитки, но сейчас лучше создавать электронные базы, причём чем больше сведений о специалисте Вы укажете, тем проще будет находить подходящих кандидатов. Например, если Вы заносите в базу очередного копирайтера, укажите не только все каналы связи с ним (телефон, почта, мессенджеры), но и образование, специализацию, интересы. Тот, кто разбирается в определённой теме, напишет более качественные статьи, чем тот, кому ещё придётся её изучать.

Правило 4. Всегда назначайте дедлайны. Даже если сроки не горят, проставьте дедлайны, причём лучше с запасом. Фрилансеры — люди со свободным графиком, поэтому формулировка “как можно скорее” не ускорит их работу. Они уже привыкли, что всем, всё и всегда нужно сделать как можно скорее и выработали иммунитет на подобные фразы. Если задача большая, разбейте её на несколько частей и проставьте дедлайны к каждой. Это дисциплинирует фрилансера как исполнителя и вас как руководителя.

Правило 5. Не будьте излишне оптимистичны. Оптимизм хорош в любой ситуации, кроме постановки задач фрилансерам. Помните, что эти люди работают на вас неофициально и, вероятно, за небольшие деньги, поэтому вряд ли будут надрываться, чтобы сделать работу раньше срока и превзойти ваши ожидания. Вы должны быть готовы к разным ситуациям. Что будет, если фрилансер не уложится в срок? У Вас должен быть план Б. Что будет, если Вы переоценили возможности исполнителя и поставили ему неподъёмную задачу? Снова план Б. Для этого и нужна база фрилансеров, а не один исполнитель. Человек может заболеть, попасть в аварию, сбежать из страны или улететь на Марс, но Вы должны всегда иметь запасной вариант.

Правило 6. Не бойтесь заключать договоры. Многие фрилансеры уже смирились со своим положением рабов на галерах и заранее понимают, что будут работать без договора. Но есть и те, кто верит в силу волшебных договоров и просит закрепить ваши трудовые отношения документально. Не стоит отказывать. Договор защищает от обмана обе стороны, достаточно будет заключить договор подряда на проведение работ и оказание услуг. Подпишите и спите спокойно.

Правило 7. Контролируйте оплату. Скорее всего, Вы единственный человек, через которого происходит коммуникация с фрилансером. Помните, что Вы в ответе за тех, кого приручили. Даже если Вы не отвечаете за оплату и ни разу не держали в руках корпоративные деньги, Вы должны следить за тем, чтобы исполнитель вовремя получал плату за свою работу. При этом договоритесь о графике выплат и поставьте условие постоплаты, чтобы быть уверенными, что он не сбежит сразу после получения денег, а доведет работу до конца. Если Вы сотрудничаете с фрилансером давно, можно идти на взаимные уступки, но первое время сроки должны соблюдаться неукоснительно. Оплата может переводиться сразу же после сдачи работ или раз в месяц. Важно, чтобы каждая сторона договора понимала условия сотрудничества и была с ними согласна.

Правило 8. Составляйте понятные и подробные ТЗ. Не ленитесь писать подробные ТЗ. То, что Вам кажется само собой разумеющимся, может быть непонятно исполнителю, в лучшем случае, он задаст вопрос, в худшем — сделает так, как посчитает нужным, и не факт, что потом Вы сможете доказать свою правоту. Не ставьте задач, не понимая, как они должны быть выполнены и какой результат должен получиться в конце. Контролировать фрилансера должен тот, кто разбирается в теме и в случае необходимости сможет пояснить задачу и направить на правильный путь её решения. Лучше подключить к коммуникации третьего человека, чем играть роль испорченного телефона.

Правило 9. Будьте наставником, а не надзирателем. Решать возникающие проблемы в коллективе проще. Вы тесно общаетесь с людьми, можете найти к ним подход и мотивировать. Многое строится на межличностном общении и уважении, например, Ваши сотрудники могут добровольно задержаться на работе, только чтобы не подвести Вас и доделать задачи. С фрилансерами сложнее. Они не участвуют в жизни компании и не могут в полной мере проникнуться корпоративным духом. Для фрилансеров Вы являетесь главным олицетворением компании, поэтому Вы должны постараться наладить не только профессиональные, но и дружеские отношения. Перейдите на “Ты”, подружитесь в соц.сетях, найдите общие темы для разговора. Чем большее доверие и уважение Вам удастся заслужить, тем с большей охотой фрилансер будет выполнять Ваши задачи. Но всё это не отменяет соблюдения субординации, дружеские отношения хороши до тех пор, пока они не начали негативно сказываться на качестве работы и сроках её выполнения.

Работа с фрилансерами отличается от работы со штатными специалистами. Средства и каналы воздействия сильно ограничены из-за удалённой работы сотрудника. Тем не менее, управлять фрилансерами можно и даже нужно. Попытайтесь найти грань между формализмом с четким ТЗ и жестким таймингом и партнерством, строящимся на взаимном уважении и доверии.